Ausschreibungen von Weltbank und Co.: Fünf Schritte zum erfolgreichen Geschäft

Geschäfte mit der Weltbank? Viel zu kompliziert, so ein gängiger Vorbehalt. Tatsächlich sollten sich Unternehmen darauf gut vorbereiten. Doch die Investitionen lohnen sich. Sind die „Hausaufgaben“ erst erledigt, können Sie immer wieder darauf aufbauen. Hilfreiche Tipps, wie Sie sich an Ausschreibungen der Weltbank und der großen Entwicklungsbanken beteiligen.

1. Am Anfang: Entwickeln Sie Ihre Strategie

• Verschaffen Sie sich einen Überblick – lernen Sie die entsprechende Bank kennen! Konzentrieren Sie sich auf Märkte und Projekte, die für Ihr Unternehmen strategisch relevant sind: Wer sind Ihre Ansprechpartnerinnen und -partner? Welche Projekte gab es in der Vergangenheit? Was ist langfristig geplant?
• Schauen Sie als nächstes in die Planungsdokumente und studieren Sie die Zeitplanung – welche Schritte, Phasen und Fristen gibt es? Das Online-Angebot hilft hier weiter.
• Jetzt ist es Zeit, persönliche Kontakte zu knüpfen. Überlegen Sie, wo Sie die Bankmitarbeiterinnen und -mitarbeiter treffen können – etwa bei Infoveranstaltungen, Kongressen und anderen Branchenterminen. Pflegen Sie diese Kontakte.
• Bereiten Sie sich vor, und zwar richtig: Planen Sie in Ihrem Unternehmen die nötigen Ressourcen für Ihre Teilnahme ein, also Zeit, Personal und Geld.
   

2. Ihre Vorbereitung: Informieren, recherchieren, kommunizieren

• Sammeln Sie Hintergrundinformationen: zum Land, zu den Kunden, zum Sektor und wenn möglich zum Projekt.
• Sprechen Sie mit den Beteiligten – am besten während einer Reise ins Zielland. Ihre Ansprechpartner dort sind die Projekt- und Branchenexpertinnen und -experten der Weltbank und anderer Finanzierungsinstitutionen, das für das Projekt verantwortliche Ministerium und die durchführenden Organisationen.
• Suchen Sie sich frühzeitig lokale kommerzielle Partner, also Unternehmen vor Ort, mit denen Sie zusammenarbeiten und gemeinsam anbieten können.
   

3. Vor der Ausschreibung: Suchen Sie Unterstützung vor Ort

• Stellen Sie ihre fachliche Kompetenz und ihr technisches Know-how unter Beweis, indem Sie Kunden, internationale Finanzierungsinstitutionen und andere relevante Interessensgruppen mit ihrem Produkt oder ihrem Service bekannt machen. Dafür könnten Sie zum Beispiel eine Fachdiskussion im Round-Table-Format organisieren.
• Behalten Sie mögliche Wettbewerber im Blick und überlegen Sie, wie Sie sich von diesen abheben können. Wichtigstes Argument: ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Positionieren Sie sich: Sobald Ihr Vorschlag in Ansätzen steht, sollten Sie den Kunden vor Ort in Ihre Überlegungen einbeziehen. So sind die Entscheiderinnen und Entscheider mit Ihrem Unternehmen vertraut, noch bevor Beschaffung oder Akquisition starten.
• Tauschen Sie sich aus: Mittlerweile sollten Sie die möglichen lokalen Partner so gut kennen, dass Sie deren Seriosität einschätzen und auf dieser Grundlage Vorgespräche zur möglichen Zusammenarbeit führen können.
   

4. Ihr Angebot: Bieten Sie zu Ihrem Vorteil

• Informieren Sie sich über die Ausschreibungsbedingungen und spezielle Vorgaben: Die Weltbank beispielsweise wendet ein neues Procurement Framework  an, bei dem Qualität, Kosteneffizienz und Lebenszykluskosten im Fokus stehen. Wenn Sie Ihr Angebot nach diesen Rahmenbedingungen ausrichten, können Sie Ihre Positionierung verbessern.
• Behalten Sie die offiziellen Infokanäle im Blick: Ein Abonnement hilft, keine Updates zu verpassen. Idealerweise sind Sie mit dem potenziellen Kunden so eng in Kontakt, dass er Sie ebenfalls über die Veröffentlichung der Ausschreibung informiert. 
• Gehen Sie zum sogenannten Pre-Bid-Meeting, das viele Banken direkt nach Veröffentlichung der Ausschreibung anbieten. Seien Sie dort unbedingt präsent: Hier können Sie technische Fragen klären, aber auch Bedenken zu Verfahren oder Unterlagen anbringen.
• Achten Sie aufs Kleingedruckte: Geben Sie auf jeden Fall ein vollständiges Angebot ab. Halten Sie verbindliche Anforderungen ein. Stellen Sie vollständig konforme Original-Bietungsbürgschaften und alle anderen Unterlagen zur Verfügung. 

5. Unterstützung: Nutzen Sie die Angebote der Bundesregierung

• Mit welche Ressourcen unterstützt die Bundesregierung Ihr Unternehmen? Denken Sie an Netzwerke: Diplomatische und außenwirtschaftliche Vertretungen im Zielland können wichtige Ansprechpartner sein. Dazu zählen zum Beispiel auch die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH und die Außenhandelskammern.
• Informieren Sie den deutschen Exekutivdirektor der Weltbank oder die deutsche Vertretung bei den anderen Banken über Ihre laufenden Projekte: Wenn die offiziellen Vertreter der Bundesregierung bei Weltbank und Co. von Ihnen wissen, können sie auch Ihre Interessen bei den Banken vertreten.
• Koordinieren Sie Reisen ins Land mit der lokalen deutschen Botschaft – oft kann man Sie dort durch zusätzliche Informationen oder Kontakte unterstützen.