Ausschreibungen. Der menschliche Faktor sollte niemals unterschätzt werden

Trotz Krieg, Fachkräftemangel und starker Konkurrenz hat sich ein Konsortium aus zwei unabhängiges Beratungsfirmen erfolgreich im internationalen Ausschreibungsmarkt behauptet: Garde Consulting aus Kiew und die estnische Schwesterfirma Green Garden. Beide konzentrieren sich seit ihrer Gründung auf Energieeffizienz, erneuerbare Energien und Infrastrukturprojekte – und arbeiten eng mit internationalen Auftraggebern wie der Nordic Environment Finance Corporation (NEFCO), der European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) und der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) zusammen.

Projektadministrator Vladyslav Deboy steuert die Ausschreibungsvorbereitung, reicht Angebote ein, begleitet Vergabeverfahren, betreut Verträge und kümmert sich darum, dass die internationale Kommunikation funktioniert. Er beschreibt, wie die Firmen in ein streng reguliertes Umfeld hineingewachsen sind – und warum Glaubwürdigkeit dort mehr zählt als alles andere.

Durchstarten im Markt dank starker Partnerschaften

Als Garde Consulting 2014 antrat, gab es in der Ukraine kaum einen Markt für internationale Beratungsleistungen. Der Geschäftsführer brachte jedoch Verwaltungserfahrung und ein belastbares Netzwerk mit – ein entscheidender Vorteil. Zu Beginn schlossen sich Garde und Green Garden häufig mit erfahrenen internationalen Partnern zusammen. So festigten sie Schritt für Schritt ihre Position, sammelten Fachwissen, stellten Spezialisten ein und können heute in vielen Fällen eigenständig anbieten.

Hohe Hürden und harter Wettbewerb

Internationale Ausschreibungen verlangen oft fünf bis zehn Jahre Erfahrung. „Für junge Firmen ist das eine echte Hürde“, sagt Deboy. Dazu kommen komplexe formale Anforderungen. Gleichzeitig kämpfen viele Anbieter um dieselben Projekte – und nationale Programme bevorzugen häufig lokale Firmen. Für ein Angebot arbeiten Teams oft mehrere Wochen. Deshalb wählen Garde und Green Garden jeden Wettbewerb sehr bewusst aus.

Was den Ausschlag gibt

Erfolg entsteht durch Präsenz, Fachkenntnis und Verlässlichkeit. „Der Markt ist klein, jeder kennt jeden. Leistungen überzeugen – nicht Beziehungen“, betont Deboy.
Wenn Projekte gut laufen, wächst das Vertrauen, und die Unternehmen erhalten häufiger direkte Einladungen. Sichtbarkeit auf Fachveranstaltungen, klare Kommunikation und eindeutige Rollen in Konsortien stärken ihre Position zusätzlich. Selbst gescheiterte Angebote helfen weiter: Denn jede Teilnahme verbessert die Unterlagen und internen Abläufe.

Bis heute haben Garde und Green Garden 114 Projekte in der Ukraine begleitet – von der ersten Machbarkeitsprüfung bis zur kompletten Umsetzung. Dazu gehören Aufträge der GIZ und der EBRD sowie ein großes EU-Projekt. Es schafft Wohnraum für Binnenvertriebene in zehn ukrainischen Kommunen und wird von der NEFCO umgesetzt. 

Was deutsche Unternehmen beachten sollten

Deboy gibt deutschen Firmen, die über Ausschreibungen in den ukrainischen Markt einsteigen wollen, zwei wichtige Ratschläge: Erstens müssen sie die lokalen Bedingungen gut kennen. Zweitens brauchen sie einen starken ukrainischen Partner – gerade im Krieg, weil sich Risiken täglich verändern.
Deutsche Produkte genießen bei Kommunen und Stadtwerken großes Vertrauen. Doch um aus diesem Image echte Chancen zu machen, müssen Unternehmen an Ausschreibungen teilnehmen, die von internationalen Finanzinstitutionen finanziert werden, Dies sind häufig Programme, die auch die Bundesregierung unterstützt.
Bei manchen Gebern spielt zudem der Preis eine große Rolle. Wer früh den Kontakt zu den Institutionen sucht, erhöht seine Erfolgschancen. „Die meisten Geber sind offen und wollen Projekte erfolgreich umsetzen“, sagt Deboy. „Dafür brauchen sie Partner, denen sie vertrauen können.“

Am Ende entscheidet ein Dreieck aus Gebern, Beratungsteams und Kommunen über den Projekterfolg – und der menschliche Faktor, so Deboy, bleibt dabei immer zentral.