Vertrauen als Erfolgsfaktor

Das Import Promotion Desk (IPD) ist eine wichtige Anlaufstelle für Unternehmen aus Deutschland und Europa, die neue Beschaffungsmöglichkeiten und -märkte kennenlernen wollen. Täglich sind die Projektteams mit Einkäufern in Kontakt. Persönliche Treffen finden vor allem im Rahmen von internationalen Fachmessen und Einkäuferreisen sowie Branchentreffen statt. Auf diese Weise haben die IPD Spezialisten einen sehr guten Überblick über die Anforderungen der Importeure. Sie wissen, welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche und langfristige Geschäftsbeziehung erfüllt sein müssen. Dieses Wissen nutzen sie beim zielgenauen Matchmaking.
Thomas Derstadt, Leiter Sourcing + Märkte beim IPD und unter anderem zuständig für den Sektor Natürliche Zutaten, kennt die harten und weichen Faktoren für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen.

Worauf achten europäische Importeure beim ersten Kontakt mit einem Produzenten? Welche Informationen sollten vorliegen?

Thomas Derstadt: Nehmen Unternehmen Kontakt mit dem IPD-Team auf oder besuchen sie den IPD-Stand auf einer Fachmesse prüfen die Einkäufer zunächst, ob die gewünschten Produkte in den benötigten Spezifikationen erhältlich sind. Im Bereich der natürlichen Zutaten sind damit neben technischen Anforderungen auch Zertifikate gemeint.

Im persönlichen Austausch prüfen die Einkäufer dann, wie professionell die Produzenten aufgestellt sind: Können sie die angefragten Informationen liefern? Haben sie professionelles Marketingmaterial? Haben sie ein verbindliches Auftreten? Vertrauen ist von Anfang an zentral. Ich sage den Unternehmen immer: Produkte mit den angefragten Spezifikationen  öffnen die Tür, aber Vertrauen hält sie offen.

Wenn diese Anforderungen erfüllt sind, ist die Basis gesetzt. Daher prüfen wir vorab, ob die Unternehmen im IPD-Programm die Mindeststandards für den europäischen Markt erfüllen. Wir geben ihnen die relevanten Marktinformationen und unterstützen sie im Prozess. Und wir beraten sie zu ihrem Angebot, insbesondere welche Produktdetails den Markt überzeugen können. Dazu gehört auch, eine Markteintrittsstrategie zu entwickeln und vertrauenswürdiges Marketingmaterial aufzubauen.

Was ist bei einer Einkäuferreise entscheidend, damit aus einem ersten Kennenlernen eine konkrete Geschäftschance entsteht? 

Thomas Derstadt: Bei einer Einkäuferreise geht es um die persönlichen Kontakte und um Einblicke in die Produktion vor Ort. Genauso wichtig ist aber, ein Gefühl für das Land zu vermitteln – für die Menschen, für die Produkte.

Einkäuferreisen sind ein ganzheitliches Erlebnis. Daher ist das Programm entscheidend. Selbstverständlich muss die Auswahl der Betriebe, die besucht werden, gut überlegt sein. Hinzukommen sollten Gespräche mit Fachorganisationen und mögliche Zusatzevents wie Messen. So erhalten die Unternehmen ein gutes Bild vom potenziellen Beschaffungsmarkt und somit vom Umfeld des zukünftigen Geschäftspartners.

Nach einer Reise und nach einer Fachmesse ist es wichtig, die Kontakte konsequent nachzuhalten. Hierbei unterstützt das IPD die Unternehmen im IPD-Programm. Denn nach einer Reise, nach einer Messe kann es noch eine Weile dauern, bis die erste Probelieferung angefragt wird. Hier heißt es also, geschickt am Ball zu bleiben.

Was muss am Ende einer erfolgreichen Geschäftsanbahnung geklärt sein, damit ein Vertrag zustande kommt?

Thomas Derstadt: Für den Vertrag müssen natürlich die harten Faktoren stimmen: die Produktspezifikationen und die Vertragsbedingungen. Das IPD unterstützt, wenn nötig, bei der Kommunikation und hat vorab mögliche Optionen mit dem Produzenten abgesprochen, sodass dieser vorbereitet in die Verhandlungen gehen kann.

Aber die Grundlage des Vertrags und der Zusammenarbeit bildet Vertrauen. Unternehmen im IPD-Programm erhalten von vielen Einkäufern einen Vertrauensvorschuss, weil wir die Produzenten im Vorfeld besucht und sorgfältig geprüft haben. Das verringert das Risiko bei den Einkäufern. Für eine langfristige Zusammenarbeit müssen sich beide Geschäftspartner das Vertrauen verdienen – durch hohe Qualität, transparente Kommunikation und eingehaltene Zusagen.

Mehr zum IPD-Angebot für Importeure finden Sie hier: www.importpromotiondesk.de/