Fünf Schritte, um Ihr Unternehmen fit für Ausschreibungen internationaler Finanzinstitutionen zu machen
1. Schritt – Vorbereitung der strategischen Managemententscheidung im Unternehmen
Legen Sie Ihre Zielmärkte fest; möglicherweise haben Sie schon Geschäftskontakte, die Sie für den Markteintritt nutzen können.
- Führen Sie ein sorgfältiges „Country Screening“ durch. Priorisieren Sie die Länder basierend auf früheren Geschäften oder bestehenden Kontakten sowie Sprachkenntnissen im Unternehmen.
- Konzentrieren Sie sich auf wenige Schwerpunktländer und entwickeln Sie Ihre Länder- und Vertriebsstrategien.
- Finden Sie eine effektive lokale Vertretung als fachliche Verstärkung, die auch Kontakt zu den lokalen Behörden hält.
- Beschaffen Sie sich Sektor relevante Vorinformationen und Dokumentation über die Datenbanken der internationalen Finanzinstitutionen.
2. Schritt – Informationsmanagement / Aufbau eines „early warning systems“
Werten Sie sorgfältig die Länderanalysen der im Projekt engagierten internationalen Finanzinstitution für Ihre Zielländer nach Projekthinweisen oder Sektor-Strategien aus.
- Recherchieren und analysieren Sie die mittel- und langfristigen Projektstrategien der Entwicklungsbanken (sektoral, regional).
- Identifizieren Sie relevante Finanzierungsschwerpunkte der internationalen Finanzinstitutionen über deren Websites („Projects & Operations“).
- Verfolgen Sie Projekte und Berichte zu Standort, Projektträger, Projektleitung, Projekt- und Finanzierungsumfang; verwerten Sie die Informationen sinnvoll und setzen Sie diese in erfolgsrelevante Aktionen um. Aktualisieren Sie kontinuierlich Ihre Projektpipeline und analysieren Sie die „Project Award List“.
- Nehmen Sie rechtzeitig Einfluss auf Spezifikationen und Ausschreibungen, über Kontaktpflege zu den involvierten Consulting-Unternehmen. Bringen Sie Ihr Unternehmen dadurch in eine optimale Wettbewerbsposition.
- Entwickeln Sie Ihre Projekte in den Zielregionen gemeinsam mit lokalen Vertriebsorganisationen beziehungsweise Partnern vor Ort.
3. Schritt – Die internationale Finanzinstitutionen als Projektpartner
- Lernen Sie die Arbeitsweise und den Projektzyklus genau kennen.
- Pflegen Sie regelmäßig persönliche Kontakte zu den Finanzinstitutionen.
- Zeigen Sie Ihre Kompetenz, machen Sie Ihr Unternehmen und die Technologie bekannt. Führen Sie Präsentationen („Brown Bag Lunches“) in den Sektor-Abteilungen der Internationalen Finanzinstitutionen durch.
- Nehmen Sie an den Delegationsreisen zu den Finanzinstitutionen oder in Ihre Zielmärkte teil.
- Bauen Sie Kontakte zu den lokalen Büros der Internationalen Finanzinstitutionen auf.
4. Schritt – Political Engineering
- Nehmen Sie sich Umfeldanalyse, Networking und Koordination im politischen Umfeld auf jeden Fall vor (Bundes- und Länderministerien, Botschaften, Verbände).
- Stellen Sie die politische Flankierung und Unterstützung der deutschen Botschaften sicher (Wirtschaftsabteilung der Botschaft, beziehungsweise BMZ-Referentin oder -Referent in der Botschaft).
- Bauen Sie gute Kontakte zu den lokalen Fachministerien auf.
- Eignen Sie sich genaue Kenntnis über die lokalen Verhältnisse an.
5. Schritt – Angebotsausarbeitung
Beschaffen Sie sich rechtzeitig die jeweiligen Tenderunterlagen bei den ausschreibenden Stellen und sorgen Sie dafür, dass ihr Angebot rechtzeitig eingereicht wird („deadline for submission“).
- Wählen Sie die Ausschreibungen sorgfältig aus.
- Formulieren Sie eine kurze und prägnante Interessenbekundung für infrage kommende Projekte und schicken Sie diese an die identifizierte Projektleitung der Bank und an die Durchführungsorganisation.
- Werten Sie die Ausschreibungsunterlagen aus.
- Analysieren Sie die Kostenstruktur und etablieren Sie ein Angebotsbudget.
- Halten Sie die Regularien unbedingt ein, so vermeiden Sie eine Disqualifizierung oder Pönalisierung.
- Sensibilisieren Sie Ihre kaufmännische und technische Angebotsabteilungen damit sie die Einhaltung der bankspezifischen Richtlinien gewährleisten: Holen Sie sich eventuell externe Unterstützung für die Angebotserstellung ein.
- Bereiten Sie die Vertragsverhandlung vor.
- Prüfen und überwachen Sie die Auszahlungsmodalitäten.
Mehr Informationen zu Ausschreibungen finden Sie in unserem Leitfaden „Fit für Ausschreibungen.“
Checkliste: Wie fit ist mein Unternehmen für Ausschreibungen?
- Hat mein Unternehmen schon Ansatzpunkte oder Kontakte in Entwicklungs- und Schwellenländern?
- Haben wir eine Vorauswahl von Zielländern getroffen?
- Haben wir unsere „Area of Competence“ definiert, und welchen Wirtschaftssektor wollen wir angehen?
- Inwieweit benötigen wir Unterstützung der lokalen Auslandshandelskammer (AHK)?
- Wie vertraut sind wir mit der Arbeitsweise und Vergaberichtlinien der internationalen Finanzinstitutionen?
- Haben wir Kontakt mit der Germany Trade & Invest (GTAI) aufgebaut und erhalten regelmäßig Projektinformationen?
- Haben wir Kontakt zur internationalen Finanzinstitution und zur Durchführungsorganisation?
- Benötigen wir externe Unterstützung während der Angebotsausarbeitung?
- Haben wir mit der Hausbank wegen der Stellung von Bietungsgarantien gesprochen?
